"Open Solution ERP" 기반의 중소기업 정보화!

 90년대 말, 아웃소싱 바람이 불면서 전산실도 그 대상이 되었으며, 많은 기업이 전산실을 포기하거나 사내 IT 관련 업무를 토탈 아웃소싱 처리를 하게 되었습니다. 그 동안 전산실을 보유한 많은 기업들이 개발자를 보유하면서 자체 개발한 ERP 시스템을 활용 해 왔지만, 원가절감, 비용절감이라는 명목 하에  패키지 ERP 시스템으로 교체를 하였습니다.

 하지만, 결론적으로 패키지 ERP 시스템은 현업의 ERP 만족도를 크게 낮추었으며, 이때부터 '과연 ERP 구축 성공을 위한 방법이 무엇인가'에 대한 연구도 참 많이 이루어졌습니다. 패키지 ERP 도입 자체가 얼마나 문제인가에 대해서는 논란이 많겠지만, 궁극적으로는 ERP 도입 단계부터 모든 업무를 총괄 할 전산실의 부재 자체가 가장 큰 원인이라는 부분을 많은 기업들이 간과하고 있었던 것입니다
(ERP를 활용하고 있으면서도 기업 내 업무에서 얼마나 ERP를 활용하고 있는가에 대한 정확한 평가를 하고 있는 기업도 많지 않습니다. 이에대해 제대로 평가할 인력이 없기 때문입니다)

1) 중소기업 내 전산실의 역할
 중소기업에서의 전산실은 사내에서 벌어지는 모든 IT 관련 업무를 총괄하고 지원하는, '서비스 총괄 지원 부서'로써의 역할입니다.
 사내 전 직원의 업무에 있어 윤활유와 같은 역할을 하며 없어서는 안될 부서로 자리잡아 나가고 있고, 기업에서 IT에 대한 업무 의존도가 커짐에 따라 그 역할은 점점 커져가고 있습니다.

2) ERP 도입과 관리 주체로써의 전산실
 현재 기업의 경영환경 변화 측면에서 보면, IT 기반 없는 업무환경 구축은 거의 불가능하다 할 수 있습니다.
업무의 시작에서 마무리까지 어느 한 부분 IT를 빼고 추진할 수 없기에, 기업 내에서 IT를 얼마나 활용하느냐 하는 문제가 중소기업에서도 매우 중요한 부분이 되었습니다.

 대략 매출 300억 이상의 매출을 하는 중소기업이라면 최소의 인원으로라도 전산실을 구축하고, 현업을 지원하는 부분에서부터 회사 전반에 걸쳐 있는 솔루션을 관리하기 위한 방안까지 모색하여야 합니다.

 전산실을 단순 지원 부서로 유지하기 보다는, 업무 전반에 걸쳐 IT를 활용하여 업무할 수 있는 환경을 구축할 수 있도록 주도적 역할을 부여하고, 그 위상에 변화를 주어야 합니다.

 예전과 달리 IT를 잘 활용하면 기업의 업무 문화 자체가 바뀔 수 있으며, 현업에서는 단순업무에서 벗어나 고급 업무로 전환할 수 있고, 경영자는 실시간 경영분석 자료를 제공받아 경영에 반영 할 수 있습니다.

이러한 변화와 더불어 ERP 도입에 있어서도 전산실이 주도적 역할을 해야합니다.
도입에 대한 준비부터 IT 기업으로 부터 소스를 100% 제공 받아 공동 구축하고 기술이전을 받도록 하며, 구축 후에도 지속적인 관리와 현업 지원의 주체가 되어  ERP 만족도를 끌어올리고, ERP를 기업의 근간 시스템이 될 수 있도록 하여야 합니다.

3) 'Open Solution ERP' 도입에 따른 전산실의 위상 변화
 ERP 시스템의 소스를 제공받아 전산실에서 직접 현업을 지원한다는 것은 매우 중요합니다.
ERP 직접 지원여부에 따라 전산실의 위상이 변할 수 있기 때문이며, 정체성 회복을 위한 문제이기에도 그렇습니다. 사내에서 ERP가 차지하는 범위가 기타 솔루션에 비해 넓고, 전 사원에 걸친 업무가 내재되어 있으며, 모든 솔루션과 연동을 통한 부가적인 효과 또한 얻을 수 있어 중요할 수 밖에 없습니다.

 이러한 중요한 부분을 아웃소싱 처리한다면 전산실은 IT 기업과의 매개체 역할 외에는 할 일이 없게되며, ERP에 대한 불만을 현업으로부터 모두 떠안기만 하고 그 해결은 IT 기업에 의존해야 하기에 그렇습니다. 지금까지는 전산실과 개발자가 있음에도 불구하고 패키지 ERP를 구매할 수 밖에 없었습니다. 하지만, Open Solution ERP를 도입하면, 현업의 업무 애로 해결 요청에 대해 즉시 대응할 수 있는 체계를 갖출 수 있기에 전산실의 위상은 크게 높아질 것입니다.

 자동차 부품을 제조하는 한 기업에서 ERP 제안 PT가 있었습니다. 참으로 많은 우여곡절을 겪으며 하게 된 최종 PT 였습니다.
영업을 진행하면서 가장 어려웠던 점은 국내 한 대기업 계열의 메이저 ERP 기업인 S사가 내세우는 패키지 적용만이 중소기업 ERP 구축에 가장 성공적이라는 논리 때문이었습니다.

 갖가지 상황과 결과를 내세우면서 '많은 수정을 하면서 구축하면 절대적으로 실패한다'라는 논리를 펴는데 대응하느라 참 힘들었습니다. 제가 볼 때는 터무니 없는 논리라서 대응하기도 싫었지만 참 오랜 기간을 이 문제로 답변자료를 만들어야 했습니다.

 먼저 기업의 상황을 말자하면 이렇습니다. 이 회사는 약 1천억 정도의 매출에 몇년 전 또 하나의 국내 메이저 기업인 Y사로부터 ERP를 구축하였습니다. 하지만 약 2년 이상이 흐른 상황에서 문제가 발생했습니다.

1. 1억 5천짜리 양산 기업용 ERP 패키지를 납품하고서는 되도록이면 그대로 쓰라고 컨설팅만 하고 구축을 완료했으며,
2. 이 ERP는 자동차 부품기업에 최적화 되어 있지 않았습니다. 품질도 현업에 맞춰지지 않았고, 자동차 모기업 납품에 따른 정산서를 제공하지 않으며, 원가는 모듈이 있지만 그동안 한번도 사용하지 못했습니다.
3. 소스를 제공해 주지 않았기에 전산실에서는 현업을 위해 아무것도 할 수 있는 일이 없었습니다.
4. 현업에서는 ERP 사용을 하기보다는 엑셀 작업이 많아지고 관리 파트만 ERP를 사용하는 상황이 발생하였고, ERP 는 점차적으로 원망의 대상이 되었습니다.

 결국 전산실에서는 현업에서 나오는 요구사항에 대해 아무런 대응도 할 수 없는 상황이었기에 ERP 시스템 도입 실패라는 결론을 내기에 이르렀고 재도입을 추진하기로 했습니다. 물론, Y사에서는 일정 비용을 내면 재구축 해주겠다고 했지만 한번의 실패로 현업에서는 Y사만은 절대 안된다는 입장이었습니다.

이 단계에서 문제가 또 발생하였습니다.
전산실에서는 소스확보를 기반으로 업종특화된 ERP 시스템을 도입하기 위해 당사의 시스템을 검토했지만, 또 다른 ERP 기업을 검토하면서 전자업종에 잘 맞는다는 S사 ERP를 중점적으로 검토하기 시작한 것입니다.
물론, 기업의 규모만 따진다면 대기업 계열인 S사를 따라갈 수 없겠지만, 자동차 업종에 대한 구축경험이나 자동차 업종에 대한 특화 모듈도 없는 기업이 구축을 하면 또 실패하는 것은 자명한 사실인데, 주로 윗선을 치고 들어오는 S 사의 영업 방식은 전산실이나 저희나 참 감당하기 힘든 여건이었습니다.

 S사의 입장은 위에서 거론했듯 수정하지 말고 그냥 쓰라는 것이지요...그것도 5억 정도의 비용에 현업의 요구사항을 왠만하면 수용하지 말고 훌륭한 ERP니까 여기에 맞춰 그냥 쓰라는......
하지만, 전자 업종 ERP를 자동차 업종에서 수정 없이 그냥쓰면 현업에서 아주 만족스럽게 쓸 수 있을까요?
외산 ERP가 취하고 있는 입장도 마찬가지라고 들었습니다. 외산 ERP를 사용하고 있는 기업들은 그냥 사용을 하는 것이지 만족도는 중요치 않다......외산 명품 ERP를 쓰고 있다는 자부심으로 쓴다......등등등

 4천 짜리 ERP를 팔아도 수정을 해 주지 않으면 도입 비용에 관여치 않고 요구사항을 들어줘야한 것이 중소기업 ERP 구축입니다. 헌데, 패키지 ERP 기업들이 1억 5천을 받고는 패키지로 그냥쓰라 하고, 5억 비용을 들여서도 그냥 쓰라고 하는 것은 어디서 나오는 용기인지 잘 구분이 가지 않습니다.

 결론적으로는 현업에서 요구하는 기능을 다수 보유하여 이를 시연을 통해 검증받고, 현업의 요구사항에 대한 개발 지원을 약속한 당사에서 수주를 하긴 했지만, 1년이라는 영업기간을 생각하면 참 힘든 싸움이었습니다.
 이러한 상황이 분명 이 기업만의 상황은 아닐 것이며, 지방으로 갈수록 더 심한 것 같습니다.

국내 ERP 시장을 패키지 ERP가 점유하고 있고,
패키지 ERP 기업들이 1억 5천 정도에 패키지로 구축하는 것이 가장 큰 수익 모델이라는 점을 마케팅적으로 활용하고,
중소기업의 규모에 관계없이 패키지를 도입하는 풍토가 지속되는 한 이러한 상황은 당분간 지속될 것입니다.
 
 시장에서 이를 극복할 수 있는 이론과 ERP 제품의 등장, 트랜드의 변화가 반드시 필요하다고 보고 이에 필요한  몇가지 나열 해 봅니다.

1. 전산실의 역량 강화
2. 업종특화 ERP 제품의 공급
3. 개발 플랫폼 기반의 ERP 소스 제공
4. 누구나 이해할 수 있는 소스 내용 구성과 기술지원
5. 전산실과 IT 기업의 공동 유지보수
6. 커뮤니티 구성을 통한 업그레이드 
 

 ERP는 기업의 핵심 업무입니다.
하지만, 대부분의 중소기업은 ERP를 패키지 시스템 도입을 통하여 아웃소싱하고 있습니다.
물론, 전체를 아웃소싱 하느냐, 일부를 아웃소싱하느냐의 문제가 있기는 하지만, 국내 ERP 시장이 패키지를 기반으로 흐르다 보니 중소기업들은 아웃소싱 아니면 별다른 방안이 없다고 생각하기 때문이기도 할 것입니다.

 이러한 패키지 도입이 본격적으로 시작된 것은 대략 IMF 이후로 아웃소싱 바람이 불던 때부터이며, 모든 부분을 아웃소싱하는 것이 기업의 원가절감에 도움이 된다하여 기타 업무와 함께 전산실도 아웃소싱을 하게 되었으며, 그 자리에 패키지 ERP가 자리하게 되었습니다.

하지만, 10 년이 흐른 현재의 시점에서 ERP를 도입하는 기업은 이 부분에서 분명 몇가지를 고민해야 할 것입니다.

1. 과연, 패키지 도입은 100% 성공 구축을 보장하는가?
2. 과연, 패키지 도입은 SI 방식보다 성공 확률이 더 높은가?
3. 현업만족도 측면에서는 과연 어느 방식이 더 좋은가?
4. 우리 기업에 적합한 패키지를 보유한 기업이 있는가?
5. 패키지 도입은 원가절감 측면에서 얼마나 더 유리한가?
6. 그리고, 100% ERP 아웃소싱은 그만큼 편리하고 좋기만한 것인가?

 전산실을 아웃소싱하고 있는 기업, 즉 패키지 ERP를 도입한 기업에서는 실제, 자신들이 사용하고 있는 ERP 시스템이 얼마나 현업의 업무를 만족시키고 있는가에 대해 판단을 못하고 있는 경우가 많으며, 이는 전산실이 없기 때문에 발생하는 가장 큰 문제점 중의 하나이기도 합니다.

1. ERP 전체 모듈을 모두 다 사용하고 있는가?
2. 프로세스간에 연동은 잘 문제없이 잘 이루어지고 있는가?
3. 기본적인 수불은 맞고 있는가?
4. 원가는 제공되는가?
5. ERP를 이용하면서 불필요한 엑셀 작업은 얼마나 하고 있는가?
6. ERP에 대한 문제 발생 시 이를 해결하는데 얼마의 시간이 소요되는가?
7. 기능 개선 요청이 현업에서 얼마나 제기되고, IT 기업을 통해서 얼마나 이루어지고 있는가?
8. 또, 이를 해결하는데 시간이나 비용은 얼마나 소요되고 있는가?
9. 기본 유지보수 업무에 비해 과다한 유지비용을 지불하고 있지는 않는가?

 패키지 ERP를 도입하는 경우에 대부분의 담당자는 특정부서의 한 개인이 맡는 경우가 대부분입니다.
이 개인이 현업 업무를 하면서 끝까지 ERP 관련 업무를 이끌어 나간다면 문제가 없겠지만, 현업 업무의 과다로 ERP 업무를 지원하지 못한다든가, 퇴사한다든가 했을 경우, 대부분의 ERP는 현재의 운영상태에서 더 올라서지 못하고 현상유지, 혹은 사용을 원할하게 하지 못하고 유지보수 비용만 또박또박 제공하는 경우가 다수 발생합니다.

 결론적으로, 이러한 경우를 방지하기 위하여 IMF가 10 여년 이상 흐른 현재의 시점에서 기업의 업무는 IT 의존도가 더욱 더 심해져가고  있어 전산실과  전산 인력의 필요성이 많이 대두되고 있고, 현업에 대한 ERP 지원도 전산실에서 직접 해야할 필요성이 있다는 것입니다.

 ERP 아웃소싱은 우리 기업의 핵심업무를 타 기업에 맡겨 절대적으로 의존한다는 것이며, 이러한 상황은 기업의 업무생산성에 있어 사내 전산실을 보유한 기업보다 많이 뒤쳐지는 것이 당연하며, ERP를 통한 많은 효과를 포기해야만 하는 상황이 발생하는 것이 현실입니다.

 하지만, 모든 기업이 전산실을 보유하는 것은 어려운 일이기에, 제조업체 기준으로 2~300억 이상의 매출을 하고 있다면 전산실의 구축과 ERP 소스 확보를 통한 현업지원이 반드시 필요하다고 보며, 분명 검토해 봐야 한다고 봅니다.
 
 실제 외국에서는 ERP 소스 제공에 대한 이슈가 이미 등장하고 있으며, Open Solution도 이러한 시대적 트렌드를 반영하기 위해 오픈솔루션 ERP 시스템을 제공하고자 하며, 컨소시엄을 구성하여 업종특화 ERP 시스템과 확장 ERP 시스템을 제공하고자 하는 것입니다.

 최근 지방의 한 기업과 ERP 도입에 대한 미팅을 할 기회가 있었습니다. 현대자동차의 1차 벤더이고 매출 800억에 계열사를 2개 거느린 중소기업이라고 하기보다는 중견에 가까운 기업이었습니다. 이정도의 기업 규모라면 당연히 전산실이 있어야 합니다. 800억 매출에 전산실이 없는 기업이 사실 많지 않습니다. 업종도 업종이거니와.......

 전산구축에 2번을 실패했다고 하더군요......그래서 사장님이 ERP에 대한 신뢰가 별로 없다고, 이번에 시스템을 도입한다고 해서 얘기를 듣다보니 고급의 PDM 기능을 요구하시더군요. 기능만으로도 당연히 1억 이상의 비용을 들여 도입해야 해야하는 수준인데 정부지원사업으로 어떻게 않되겠냐, 여러 PDM 기업에서 견적을 받아봤는데 금액이 만만치 않더라, 사실 2년전에 지방의 한 기업에서 도입한 PDM 솔루션이 서버렸답니다. 이 기회에 다른 것으로 하느냐, 업그레이드로 추가 도입을 하느냐를 고민중이랍니다.

 이러한 기업을 참 오랜만에 만났는데......저의 생각은 그렇습니다. 전산 도입에 실패하는 이유가 있다. 이정도 매출 규모에 전산실 하나 없이 기술(설계)팀 부장님께서 부족한 전산 마인드로 업체들을 만나가며, 그 정보를 기반으로 시스템 도입을 생각하다보니 두번씩이나 도입에 실패하는 결과가 오지 않았나 하는 것입니다. 현대의 1차벤더에 매출 년 800억이면 당연히 ERP가 돌아가야지요......부족한 시스템이라도 말입니다. 이러한 기업에서 제대로된 ERP 시스템하나 없이 업무를 계속해 나가고 마인드 부족한 담당자가 또다시 전산 도입을 준비 중이고, 예산도 그렇습니다. 1억 언더에 어찌 해 볼려고 하는 이러한 상황......사실 답이 없다고 보아집니다. A4지에 기록한 기능 개요는 만만치 않은데 이를 1억 언더에 정부지원자금 5천만원끼고 어찌해볼려고 하다니......

 사실 이정도 규모에 ERP를 맞출려고 하면 ERP 기업도 고생이 많습니다. 매출 크고, 종업원 많고, 그동안의 수작업 마인드를 모두 ERP 시스템에 담아야 하고, 외주 하청업체 관리를 위한 SCM 구축에, 현대 Vaatz 연동, LOT  관리, 바코드 등......하지만 이 모든 업무를 두고 얘기를 나누어야하는 상대인 부장님의 마인드는 너무 부족하고......전산직원 뽑는게 어떠냐고 해봤지만 사실 영업하러간 영업사원 입장에서는 참 이런말 하기가 쉽지가 않은게 사실입니다. 왜냐하면 영업에 진전이 없는 상황이 되어버릴수도 있기에 별로 도움이 않되고 적당한 직원 추천해 달라고 하면 시간이 소요되고......

 저의 생각에는 또 실패할 수도 있다는 생각이 지배적입니다. 이정도의 규모면 2명 이상의 전산실 직원이 있어야 합니다. 장기적인 안목에서 체계적인 시스템 도입 계획을 수립하고 단계적으로 업그레이드 해 나가면서 직원들의 마인드도 향상시키고, 사내의 전반적인 모든 전산 자원에 대한 관리 역량도 있어야 하고......사무직만도 150 명은 된다고 보아야하는데 서버, 하드웨어, 네트웍 관리가 모두 아웃소싱으로 가능한 것인지.....이 회사 사장님을 뵐 수 있다면 직설적으로 솔직한 얘기를 한번 해 보고 싶지만 이 정도의 상황이면 직언을 드려도 별 소용은 없으리라는 생각입니다.

여튼, 전산실의 필요성은 정보화 시대로 변화하면서 더욱 절실해 지고 있습니다.
IMF 이후에 패키지 시장이 열리면서 전산실이 많이 사라졌지만, 지금은 중소기업에서 사라져가고 있는 전산실의 필요성과 그 역할을 다시 재정립 해야하는 시대에 기업들이 놓여있다는 것이 저의 생각입니다.